Protocolo básico para emprendedores
Cuando pensamos en palabras como
“protocolo“, “ceremonial“, “etiqueta” o “precedencia” lo que primero que nos
viene a la mente son imágenes de majestuosos banquetes entre monarcas,
ceremonias de elección de un Papa, rituales de las fuerzas armadas y visitas de
primeros ministros extranjeros con despliegues de seguridad de gran alcance.
Escudos, banderas, condecoraciones, tratamientos oficiales, himnos… En esto,
ciertamente, consiste el Protocolo, aunque también está muy presente en el
mundo de la empresa.
De hecho, el protocolo
empresarial es el más común en nuestra sociedad y el que todo emprendedor
debería poder dominar. Seguramente una de las grandes dificultades del
protocolo en la empresa es que éste, a diferencia del oficial, no está sometido
a unas reglas institucionales fijas sino que deja un gran margen de libertad en
cada situación.
Cada día es más habitual que las
empresas dispongan en su organigrama de un departamento de Protocolo y
Relaciones Externas vinculado, en la mayoría de los casos, al de Comunicación y
dependiendo directamente del de la Presidencia. Los responsables de protocolo
se ocupan de preparar cualquier evento que lidera la empresa: juntas generales
de accionistas y consejos de administración, congresos, aniversarios
fundacionales, inauguraciones de instalaciones, presentaciones de nuevos productos
y lanzamiento de campañas, firmas de convenios y acuerdos, entregas de premios,
homenajes, patrocinios, seminarios o importantes reuniones de trabajo con
interlocutores externos ya sean autoridades gubernamentales, clientes,
proveedores, empresas competidoras, etc.
Dependiendo de la magnitud del
acto, la planificación será más o menos laboriosa. A veces bastará con elegir
un buen espacio -dotándolo con la documentación precisa y los materiales de
escritorio necesarios para el encuentro- y diseñar la colocación y el orden
intervención de los asistentes en función de los criterios de jerarquía. Otros,
sin embargo, requerirán la contratación de múltiples servicios: traslados,
alojamiento, catering, audiovisual, traducción e interpretación, etc. La cosa puede
complicarse aún más, cuando el acto cuenta con la presencia de una o varias
autoridades públicas o si se decide hacer difusión de éste a través de los
medios de comunicación.
Más allá de los aspectos
estrictamente organizativos, el protocolo empresarial incluye unas actitudes y
unas normas de cortesía básicas que favorecen la negociación y el entendimiento
entre las partes interesadas en obtener un beneficio. Esta idea se reduce, al
fin y al cabo, a la aplicación del sentido común y debe ser compartida por el
conjunto de los miembros y departamentos de la empresas.
Saber comunicar un mensaje,
mostrar seguridad y rigor en lo que decimos, persuadir hasta convencer sin
imponer, evitar la confrontación con los intereses del otro (estratégicamente
analizados con antelación), son garantías de éxito en un encuentro empresarial.
La buena presencia en cuanto al
vestido, la puntualidad, la actitud amable y gentil en su justa medida a la
hora de dirigirnos a los demás, la predisposición a la conversación, la paciencia,
los atenciones especiales, la voluntad de facilitar y el respeto por las
jerarquías desde el primer contacto hasta la firma de un acuerdo ayudarán, sin
duda, a la obtención de buenos resultados.
En el mundo globalizado en el que
vivimos hay que tener en cuenta, además, que existen otras maneras de negociar
distintas a la propia de acuerdo con las costumbres que constituyen la cultura
de nuestro interlocutor. Conocerlas será, en definitiva, una buenísima
inversión para la empresa.
Recuerda que en una empresa, los
negocios no lo son todo y las formas y el protocolo también dice mucho de tu
proyecto.
Fuente: http://www.idaccion.com/blog/
No hay comentarios:
Publicar un comentario